ESSENTIALS OF GOOD BUSINESS REPORT.
अच्छी व्यावसायिक रिपोर्ट का मूल्यांकन।
अच्छी व्यावसायिक रिपोर्ट का मूल्यांकन।
प्रत्येक व्यवसाय रिपोर्ट में निम्नलिखित विशेषताएं शामिल होनी चाहिए :
1.CLARITY :
दान पुण्य : व्यावसायिक रिपोर्ट पूरी तरह से स्पष्ट और पूरी तरह से समझने योग्य होनी चाहिए।यह संभव है अगर रिपोर्ट के लेखक के दिमाग में स्पष्ट उद्देश्य और विचार हो। तभी रिपोर्ट सुचारू प्रवाह में लिखी जा सकती है, जिसमें स्पष्ट तथ्य और मार्शली तर्क होते हैं।न केवल विचार की स्पष्टता, बल्कि अभिव्यक्ति की स्पष्टता भी अनिवार्य है। अभिव्यक्तियों की स्पष्टता लाने के लिए, रिपोर्ट को विभिन्न शीर्षों में तार्किक रूप से उपयुक्त शीर्षकों के साथ प्रस्तुत किया जाना चाहिए, यह दर्शाता है कि यह उद्देश्य के साथ सुसंगतता है।
2.CONSISTENCY :
संगति : व्यावसायिक रिपोर्ट लेखन के उद्देश्य के अनुरूप होनी चाहिए रिपोर्ट लेखन में विभिन्न चरणों जैसे जांच और तथ्यों का संग्रह, उनके विश्लेषण और व्याख्या और सिफारिशें मुख्य विषय की ओर प्रवाहित होनी चाहिए।इसे मुख्य विषय से अन्य दिशाओं में विचलन नहीं करना चाहिए।
3. USER ORIENTED :
उपयोगकर्ता उन्मुख : रिपोर्ट मूल रूप से पाठक के लिए होती है, न कि लेखक के लिए।यदि रिपोर्ट में प्रयुक्त शब्द, प्रतीक और वाक्य पाठक के मानसिक फिल्टर से परे हैं, तो रिपोर्ट लिखने का उद्देश्य पराजित हो जाएगा। इसलिए, रिपोर्ट को उपयोगकर्ता की संचार क्षमता के अनुसार अनुकूलित किया जाना चाहिए। निश्चित रूप से इसके लिए खुद को पाठक के जूते में रखने के लिए लेखन के हिस्से पर अनुशासित, समर्पित और जानबूझकर प्रयास करने की आवश्यकता है।
4.OBJECTIVITY :
निष्पक्षतावाद : अवलोकन में निष्पक्षता, संबंधित तथ्यों का संग्रह और रिपोर्ट का लेखन होना चाहिए। वस्तुनिष्ठता में भावनाओं से अलग होने, अपने व्यक्तिगत पूर्वाग्रहों और पूर्वाग्रहों से खुद को मुक्त करने और स्पष्ट धारणाओं के साथ चीजों को लेने जैसी चीजें शामिल हैं।
निष्पक्षता रिपोर्ट की विश्वसनीयता और विश्वसनीयता को बढ़ाती है । यदि पक्षपाती, झूठी और मनगढ़ंत कहानियां और निष्कर्ष और पाठक द्वारा पता लगाया गया, तो पूरा काम होगा और गढ़ी गई कहानियां और निष्कर्ष पाठक द्वारा पता लगाए जाएंगे, पूरे काम को लिया जाएगा संदेह।
5.ACCURACY :
शुद्धता :
तथ्यों और आंकड़ों की सटीकता रिपोर्ट के लिए जरूरी है, चाहे वह नियमित हो या गैर नियमित, सांविधिक या गैर वैधानिक हो।वैधानिक रिपोर्ट में तथ्यों के गलत इस्तेमाल से कानून के तहत भारी जुर्माना लगता है। गैर सांविधिक रिपोर्ट में गलत और अधूरी जानकारी गलत निर्णय और कार्यों को लेने के लिए प्रबंधन को भ्रमित करती है, जो व्यवसाय के लिए बहुत महंगा है।इसलिए, रिपोर्ट लेखक को सटीक जानकारी शामिल करनी चाहिए और स्पष्ट रूप से बताना चाहिए कि क्या ये अवलोकन किए गए तथ्य हैं या व्यक्त किए गए विचार हैं ।
6.BREVITY :
संक्षिप्तता : पाठक के समय को बचाने और उसका ध्यान बनाए रखने के लिए रिपोर्ट को संक्षिप्त किया जाना चाहिए। अनावश्यक विवरण, अप्रासंगिक तथ्य और एक ही विचार की सुइयों की पुनरावृत्ति से बचा जाना चाहिए।मालिश की स्पष्टता और पूर्णता का त्याग किए बिना कुछ शब्दों में और तार्किक अनुक्रम में विचार व्यक्त किया जाना चाहिए।
7.INTERESTING :
दिलचस्प : व्यावसायिक रिपोर्ट न केवल प्रकाशित होनी चाहिए, बल्कि पाठक के लिए भी दिलचस्प होनी चाहिए।यदि पाठक की रुचि जागृत नहीं होती है और उसे बनाए रखा जाता है, तो उसके अध्ययन के लिए उसकी परवाह किए बिना संदेश के कुछ हिस्सों को याद करने की संभावना है।रिपोर्ट लेखन में भाषा का लयबद्ध प्रवाह होना चाहिए जो पाठक के दिल को अपील करता है, किसी न किसी गतिविधि का वर्णन करता है । हर तथ्य और खोज के पीछे चीजों को करने वाले लोगों को जीवित टिप्पणी की तरह दिखना चाहिए, न कि मृत और पूर्ण रिकॉर्ड इस रिपोर्ट के लिए लेखक को रचनात्मक लेखन के तरीकों में महारत हासिल करनी चाहिए और उपयुक्त स्थानों पर दृश्य एड्स का उपयोग करना चाहिए।
8.RELEVANT :
मिलता जुलता : रिपोर्ट उपयोगकर्ता को निर्णय लेने या सुधारात्मक कार्रवाई करने के लिए प्रासंगिक होनी चाहिए।यह केवल कारणों को खोजने के लिए पोस्टमार्टम विश्लेषण नहीं होना चाहिए, बल्कि इसके दृष्टिकोण में भविष्यवादी होना चाहिए इसे प्रासंगिक तथ्यों और निष्कर्षों के साथ प्रस्तुत किया जाना चाहिए जो पाठक के लिए उपयोगी हैं।
9.TONE :
सुर : व्यावसायिक पत्रों या मेमो के लिए रिपोर्ट की टोन टोन से अधिक औपचारिक है। रिपोर्ट को किसी भी चश्मदीद गवाह के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा अवैधानिक तीसरे व्यक्ति में लिखने की प्रथा है।
2.CONSISTENCY :
संगति : व्यावसायिक रिपोर्ट लेखन के उद्देश्य के अनुरूप होनी चाहिए रिपोर्ट लेखन में विभिन्न चरणों जैसे जांच और तथ्यों का संग्रह, उनके विश्लेषण और व्याख्या और सिफारिशें मुख्य विषय की ओर प्रवाहित होनी चाहिए।इसे मुख्य विषय से अन्य दिशाओं में विचलन नहीं करना चाहिए।
3. USER ORIENTED :
उपयोगकर्ता उन्मुख : रिपोर्ट मूल रूप से पाठक के लिए होती है, न कि लेखक के लिए।यदि रिपोर्ट में प्रयुक्त शब्द, प्रतीक और वाक्य पाठक के मानसिक फिल्टर से परे हैं, तो रिपोर्ट लिखने का उद्देश्य पराजित हो जाएगा। इसलिए, रिपोर्ट को उपयोगकर्ता की संचार क्षमता के अनुसार अनुकूलित किया जाना चाहिए। निश्चित रूप से इसके लिए खुद को पाठक के जूते में रखने के लिए लेखन के हिस्से पर अनुशासित, समर्पित और जानबूझकर प्रयास करने की आवश्यकता है।
4.OBJECTIVITY :
निष्पक्षतावाद : अवलोकन में निष्पक्षता, संबंधित तथ्यों का संग्रह और रिपोर्ट का लेखन होना चाहिए। वस्तुनिष्ठता में भावनाओं से अलग होने, अपने व्यक्तिगत पूर्वाग्रहों और पूर्वाग्रहों से खुद को मुक्त करने और स्पष्ट धारणाओं के साथ चीजों को लेने जैसी चीजें शामिल हैं।
निष्पक्षता रिपोर्ट की विश्वसनीयता और विश्वसनीयता को बढ़ाती है । यदि पक्षपाती, झूठी और मनगढ़ंत कहानियां और निष्कर्ष और पाठक द्वारा पता लगाया गया, तो पूरा काम होगा और गढ़ी गई कहानियां और निष्कर्ष पाठक द्वारा पता लगाए जाएंगे, पूरे काम को लिया जाएगा संदेह।
5.ACCURACY :
शुद्धता :
तथ्यों और आंकड़ों की सटीकता रिपोर्ट के लिए जरूरी है, चाहे वह नियमित हो या गैर नियमित, सांविधिक या गैर वैधानिक हो।वैधानिक रिपोर्ट में तथ्यों के गलत इस्तेमाल से कानून के तहत भारी जुर्माना लगता है। गैर सांविधिक रिपोर्ट में गलत और अधूरी जानकारी गलत निर्णय और कार्यों को लेने के लिए प्रबंधन को भ्रमित करती है, जो व्यवसाय के लिए बहुत महंगा है।इसलिए, रिपोर्ट लेखक को सटीक जानकारी शामिल करनी चाहिए और स्पष्ट रूप से बताना चाहिए कि क्या ये अवलोकन किए गए तथ्य हैं या व्यक्त किए गए विचार हैं ।
6.BREVITY :
संक्षिप्तता : पाठक के समय को बचाने और उसका ध्यान बनाए रखने के लिए रिपोर्ट को संक्षिप्त किया जाना चाहिए। अनावश्यक विवरण, अप्रासंगिक तथ्य और एक ही विचार की सुइयों की पुनरावृत्ति से बचा जाना चाहिए।मालिश की स्पष्टता और पूर्णता का त्याग किए बिना कुछ शब्दों में और तार्किक अनुक्रम में विचार व्यक्त किया जाना चाहिए।
7.INTERESTING :
दिलचस्प : व्यावसायिक रिपोर्ट न केवल प्रकाशित होनी चाहिए, बल्कि पाठक के लिए भी दिलचस्प होनी चाहिए।यदि पाठक की रुचि जागृत नहीं होती है और उसे बनाए रखा जाता है, तो उसके अध्ययन के लिए उसकी परवाह किए बिना संदेश के कुछ हिस्सों को याद करने की संभावना है।रिपोर्ट लेखन में भाषा का लयबद्ध प्रवाह होना चाहिए जो पाठक के दिल को अपील करता है, किसी न किसी गतिविधि का वर्णन करता है । हर तथ्य और खोज के पीछे चीजों को करने वाले लोगों को जीवित टिप्पणी की तरह दिखना चाहिए, न कि मृत और पूर्ण रिकॉर्ड इस रिपोर्ट के लिए लेखक को रचनात्मक लेखन के तरीकों में महारत हासिल करनी चाहिए और उपयुक्त स्थानों पर दृश्य एड्स का उपयोग करना चाहिए।
8.RELEVANT :
मिलता जुलता : रिपोर्ट उपयोगकर्ता को निर्णय लेने या सुधारात्मक कार्रवाई करने के लिए प्रासंगिक होनी चाहिए।यह केवल कारणों को खोजने के लिए पोस्टमार्टम विश्लेषण नहीं होना चाहिए, बल्कि इसके दृष्टिकोण में भविष्यवादी होना चाहिए इसे प्रासंगिक तथ्यों और निष्कर्षों के साथ प्रस्तुत किया जाना चाहिए जो पाठक के लिए उपयोगी हैं।
9.TONE :
सुर : व्यावसायिक पत्रों या मेमो के लिए रिपोर्ट की टोन टोन से अधिक औपचारिक है। रिपोर्ट को किसी भी चश्मदीद गवाह के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा अवैधानिक तीसरे व्यक्ति में लिखने की प्रथा है।
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